結婚式の準備

結婚式の招待状・案内状を作るなら知っておきたいポイント!

結婚式の準備で欠かせないのが、ゲストに招待状・案内状を送ることです。

これから結婚式を挙げるなら、招待状・案内状を送る際のマナーや手順を知っておきたいですよね。

この記事では、招待状と案内状の違いや、準備の流れ、招待状・案内状を送る際気をつけることなどをご紹介していきます。

ぜひ、結婚式の準備の参考にしてみてください。

何が違うの?結婚式の招待状と案内状の違い

何が違うの?結婚式の招待状と案内状の違い

ゲストに出すものは、招待状と案内状の2種類ありますが、その違いがわりますか?

この2つの違いは基本的には、出欠の返事が必要かどうかです。

新郎新婦がゲストをおもてなしするご祝儀制の披露宴は、出席する人数をしっかり把握しなければならないので、出欠を確認する招待状を送ります。

会費制の2次会や立食パーティーの場合は、日時と場所を案内するための案内状を出すことも多いです。

業者に頼むなら、どちらも文面のフォーマットが用意されているはずですが、招待状はきっちりした文面、案内状は少しくだけた文面で書くのが一般的です。

この手順で準備をすればOK!結婚式の招待状・案内状を出す流れ

この手順で準備をすればOK!結婚式の招待状・案内状を出す流れ

結婚式の場所と日取りが決まった時点から、招待状・案内状を送るための準備が始まります。

基本的にはプランナーの指示に従えば問題ありませんが、招待状・案内状の準備は段階を踏んで長期的にやるので、新郎新婦がしっかり流れを把握しておく方がいいでしょう。

ここから、招待状・案内状絡みで新郎新婦がやることの流れをご紹介します。

ゲストをリストアップする

まずは誰を招待するのかをリストアップしていきます。

ゲストには早く声をかけた方が予定を付けやすいため、リストアップ作業をする時期は早ければ早いほどいいです。

式場を決める時点で、規模を決めるため、ある程度はゲストを仮でリストアップしているかと思います。

招待状・案内状のことを考えると、ゲストを挙式から招待するか、披露宴から招待するか、2次会は誰を呼ぶかなどの詳細も早い段階で検討していくと良いでしょう。

 

ゲストに仮出欠をとる

リストアップをしたゲストに対し、口頭、または電話やLINEなどの手段で、結婚式の報告と共に仮の出欠をとります。

この作業も、早ければ早いほど良いですが、一般的には4〜5ヶ月前にゲストの仮出欠をとる人が多いようです。

仮出欠をとる際に、交通費の負担の有無、受付やスピーチのお願いなども一緒に伝えます。

この仮出欠で欠席が確定している人は、招待状を送るリストから外し、出席の返事をもらった人やまだ出欠が確定していない人に対し、招待状を準備していきます。

2次会だけに呼ぶ人に関しては、2〜3ヶ月ほど前に予定を伺う連絡をすれば大丈夫です。

挙式・披露宴のゲストには招待状、2次会・パーティーのみのゲストには案内状を用意する

ここからは本格的に招待状・案内状の準備を始めます。

招待状は相手から返信をもらう必要があるので、遅くても結婚式の3ヶ月前には作成に取り掛かりましょう。

業者に頼む方が、手間がかからずマナー違反の心配もないのでおすすめです。

手作りをする場合は文面から印刷所まで、全て自分たちで考えて決めなければいけないので、時間に余裕を持って準備をしてくださいね。

案内状は、2次会やパーティーの会場や会費が決定した時点で、作成の準備に入ります。

同封するものを用意する

ゲストの仮出欠をとった後、招待状・案内状の手配と並行して招待状・案内状と一緒にゲストへ送るものを用意します。

同封するものについては、後ほど詳しく書きますので、そちらをご参照ください。

宛名を書く

招待状・案内状の宛名は、毛筆か万年筆で、ていねいに書きます。

ゲストが多ければ多いほど、宛名書には時間がかかるので慌てて作業することのないように、予定を組んでおいてください。

また、宛名書きは筆耕(代筆)を頼む新郎新婦も多いので、字に自信のない人はお金を払って書いてもらうことを検討してもいいでしょう。

同じ住所で複数の人を招待する際は、招待状は1通で、宛名を連名にして出します。

発送する

招待状は相手が返信することも踏まえ、遅くても式の2ヶ月前には送ります。

案内状の場合、一般的には2週間前までに送付します。

招待状・案内状はポストへ投函ではなく、郵便局の窓口から発送するのがおすすめです。

同封するものが多い場合、ポスト投函だと料金不足で返送されてくる可能性もありますが、窓口で料金を確定してもらった場合はそのような心配がありません。

大安の消印が付くと縁起がいいと言われているので、可能なら発送の日取りにもこだわってみましょう。

返信用葉書から、最終出欠を確定させる

案内状は返信がきませんが、招待状に関しては返信がくるはずですので、返信葉書から最終的なゲストの出欠を確認します。

返信期限になっても返信用葉書が届いていないゲストには、直接連絡をしてみてください。

郵送トラブルの可能性もあるため、いきなりの催促の連絡ではなく、まずは、「招待状自体届いてないのかな?」「届いていないのだけれど、もしかして送ってくれてるのに届いてないのかな?」と確認してみましょう。

相手が返信用葉書を送ってくれていない場合は、すぐに送付して貰えるよう、お願いしてください。

誰に何を送る?結婚式の招待状・案内状に同封するものリスト

誰に何を送る?結婚式の招待状・案内状に同封するものリスト

招待状・案内状に同封する可能性のあるものをご紹介していきます。

ゲストによって同封するものの内容が変わるため、どのゲストには何を同封するのかリストにしておき、よく確認してから送付するようにしましょう。

出欠用の返信用葉書

招待状には、出席・欠席に丸をつける返信用の葉書を同封します。

食事を提供する披露宴への出欠をとる場合は、食品アレルギーがあれば記載してもらう欄も設けましょう。

返信用葉書にはゲストが切手を貼る必要がないよう、慶事用の52円切手を貼っておきます。

旅券、交通チケット

ゲストの交通費を負担する際、式当日にお金を渡す方法か、事前に手配した旅券やタクシーチケットなどを渡す方法があります。

事前に手配してチケットを渡す場合、招待状に同封すると良いでしょう。

相手の出欠が、仮出欠の時点で確定していない際は、返信用葉書が届いてから手配をするため、同封しなくて良いです。

会場地図

会場までの地図も一緒に同封しておくと親切です。

車で来る場合の駐車場も忘れず記載しておきましょう。

 

受付、スピーチ、余興をお願いするゲストへのメッセージ

当日お願いする仕事があるゲストには、招待状・案内状の他に改めて「当日は○○をお願いいたします」という内容のメッセージを添えましょう。

これらのメッセージを送るゲストには、招待状・案内状でいきなりお願いするのではなく、事前にお願いの連絡をして、承諾してもらった上で送ってください。

招待状&案内状を送る際にはここに気をつけよう!

招待状&案内状を送る際にはここに気をつけよう!

招待状&案内状を送る際に、意識しておきたいポイントをお伝えします。

文面についての注意点は、業者の用意するフォーマットに従えば問題なく、自作する際は、送付する前にプランナーにチェックを入れてもらうことでマナー違反を指摘してもらえるため、ここでは文面以外の注意点をご紹介します。

目上のゲストには招待状・案内状は手渡しするのが望ましい

接触機会がない人には郵送しても良いですが、基本的に会社の上司のような目上のゲストには招待状・案内状は手渡しします。

手渡しする場合は、封筒に封をせず、宛名は住所を書かずに名前だけ書くのが鉄則です。

ゲストが参加するイベントの日時だけ記載する

ゲストは披露宴のみ参加の人、2次会だけ参加の人など、参加する段階が様々ですよね。

それぞれ、挙式から披露宴も出る人には挙式の開始時間と披露宴の開始時間が書かれた招待状を、披露宴のみの人には披露宴のみの時間が記載された招待状を作ります。

2次会やパーティーの案内状には、挙式や披露宴の情報は書きません。

まとめ

まとめ

この記事では、招待状・案内状を作成し送る流れと、同封するもの、送る際に気をつけることをお伝えしました。

招待状は出欠確認が必要なため、結婚式が決まった段階でゲストをリストアップして作り始めることをおすすめします。

案内状は2週間前までに送付することを目標に作成しましょう。

ゲストにより、交通費の負担や、当日お願いすること、参加する行事などが違い、一律の招待状、同封物を送るわけではありません。

誰が何に出席するのか、何を同封するのかをリストにして、間違いないように送りましょう。

送付する際は、基本的には郵便局に持ち込んでの郵送ですが、目上のゲストには手渡しすることが望ましいです。